仕事ができる人の特徴は、スキルや志が高いことだと思っていませんか？
おそらく、人並み以上に影で努力を惜しまないことが仕事ができることの秘訣だと思っている方も多いと思います。
もちろん、上記で挙げた内容は仕事ができる方の特徴の１つですが、実は誰もが活用できるアプリの使い方が卓越していることで、仕事の能力が底上げされているのです。
便利なアプリを知らないことによって、あなたと知っているビジネスマンとの差は、数日数時間ごとに開いていきます。
数年後に知った時には、既に埋めることのできない差になってしまう、なんてことは誰も想像したくないですよね？
今回は特にビジネスマンが押さえておくべき業務管理アプリの特徴と業務管理アプリを選ぶポイントをご紹介いたします。
最後にオススメの業務管理アプリもご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
業務管理アプリの違い
業務管理といっても日々の業務の管理の方法は様々です。
しかし、どのような仕事も仕事のやるべきことを管理する「タスク管理」と仕事の期間を管理する「時間管理」、そしてやるべきことの完了までを管理する「進捗管理」の3つに分けることができます。
仕事ができる人は、この3つを使い分けてマルチタスクを減らし、できるだけ仕事のシングルタスクにすることで、作業効率を高めているんです。
それぞれ、どのような違いがあるのでしょうか？
タスク管理アプリ
そもそもタスクという言葉は、英語の「task」に由来します。
ラテン語では「税」を表し、そこから「仕事を課す、労役」、そして現在の「課せられた仕事、課題」という意味で使われるようになりました。
ビジネスにおけるタスクには、「任務・作業」といった意味があります。 大きいプロジェクト単位のものを指すのではなく、1つ1つの小さい単位の仕事を指すというイメージになります。
例えば、会議を開催する場合を考えると、
- 会議の目的、議題を決める
- 出席予定者を決める
- 場所、日程、時間を決める
- 必要資料の作成
- 会議中の役割分担
と、開催に至るまでにも多くの作業があり、この「小さな作業」＝「タスク」が集まって仕事が成り立ちます。
これらを単純なメモタイプのチェックリストで管理するものをタスク管理アプリと言います。
時間管理アプリ
時間とは常に絶えず流れゆくものです。誰にも時間を止めることはできません。
それでは、時間とは過去から訪れるものでしょうか？それとも、未来からやって来るものでしょうか？
当然未来からやって来るものですね。
今あなたがこの記事を読んでいるのは、数分前に仕事の効率を改善しようと考え、日々活用しているアプリを見直そうと決めたからでしょう。
このように常に流れゆく時間を管理するためには、予め予定を決めておくことが大切です。
ほとんどのビジネスマンが時間の管理をカレンダーで行なっていると思います。
手帳では予定がリスケジュールになったり、時間帯がズレ込むような事態ががあった時に書き直す手間が発生します。この手間を省いてくれるのが時間管理アプリです。
進捗管理アプリ
複数の仕事を同時に進行したり、チームで仕事を行う時にどの仕事がどのくらいまで完了しているかを感覚で掴むのはとても厳しく、タスクが漏れていても気づかない危険を含んでいます。
仕事を感覚ではなく、完了までプロセスで区切り誰でも一目でわかるように可視化したものを進捗管理アプリと呼びます。
WBSやガントチャートとも呼びます。
業務管理アプリを選ぶ3つのポイント
業務管理アプリは非常に種類が豊富なため、自分に合うアプリに出会うまでに苦労を重ねている人も多いのではないでしょうか？
インストールしたけれども気づいたら使わなくなっていた、という経験も、多くのビジネスパーソンが共感できると思います。
複雑な機能を使いこなせず、結果的にカレンダーに書き殴り、白いスペースを汚しているという方も多いはず。
では、どのような基準で業務アプリを選べばよいのでしょう？
なるべくシンプルなアプリを選ぶ
目的は前述しているタスクや時間、仕事の進捗を管理することです。
管理さえできれば、多くの機能は不要です。設定やカスタマイズが必要なアプリは一度手放して、なるべくシンプルで業務の管理がしやすいアプリを選びましょう。
レスポンシブ対応をしているアプリを選ぶ
業務を管理したいタイミングは様々です。仕事をオフィスや在宅のパソコン上で行う時もあれば、電車や徒歩などの移動中に整理をしたいケースなど日常の中であらゆるところに存在します。
そのため、パソコンのデスクトップだけで動くアプリではなく、スマートフォンや他のタブレットでも同期することができる業務管理アプリを選びましょう。
他のアプリとの外部連携ができるアプリを選ぶ
タスクをアプリ上のカレンダーに同期したり、仕事の進捗度合いから残りのタスクを管理しているアプリ内で連携させることができれば、業務効率は飛躍的に向上しますよね？
この恩恵を受けるためにも、様々なアプリと外部連携ができる業務管理アプリを選びましょう。
オススメの業務管理アプリ3選
直感的で誰でも活用ができるアプリをタスク管理・時間管理・進捗管理の中からそれぞれ1つ選びました。
優先順位を仕分けして、いまやるべきことに集中できる「TODOIST」
参照元：todoist公式
1日の完了タスクを自分で決めることができ、達成するとスコアが上がるゲームのような感覚で楽しみながらタスク管理ができる業務管理アプリになります。
リマインダー機能や優先順位を四象限「緊急なこと」「緊急かつ重要なこと」「緊急で重要ではないこと」「緊急でも重要でもないこと」に1クリックで仕分けすることができます。
この四象限は世界的に有名なコヴィー博士が提唱した世界的ベストセラー『7つの習慣』でも取り上げられています。
ビジネスマンにとっては必須のアプリだと言えるでしょう。
アプリ連携のスペシャリスト、シンプルでいて奥が深い「Googleカレンダー」
参照元：Googleカレンダー公式
Googleが提供するGoogleメール、GoogleToDoリスト、GoogleKeepとの連携もさることながら、外部のカレンダーアプリや予約システムなどとも連携できるため、様々なシチュエーションでの時間管理を叶えることができます。
予定開始の30分前にリマインドしてくれる機能や完了した予定の色を変更したり、共有した予定を相手のGoogleカレンダーに飛ばすなど幅広い使い方ができます。
かんばん方式で業務プロセスを可視化できる「Jooto」
参照元：jooto公式
付箋を貼り付けたり、剥がして移動させる感覚でタスクを動かすことができます。
タスクをカードのように並べ、ドラッグ＆ドロップでカードを動かしてタスクのステータスを管理できるので、進捗を視覚的に把握しやすく、活用する人を選ばないのが特徴です。
タスクを縦で管理できるため、縦読みに慣れている日本人にとっては馴染み深い業務管理アプリではないでしょうか？
jootoの活用方法について詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてみてください。
まとめ
仕事ができるに直結するアプリについて紹介してきました。
仕事ができる人は、仕事をシングルタスクとして処理をし、集中力を高めています。シングルタスクとして処理をするためには、業務を「タスク管理」「時間管理」「進捗管理」の３つに切り分けて管理することがポイントでした。
自分にあったアプリを選ぶためにもぜひ以下の3つのポイントを意識してみてください。
1.なるべくシンプルなアプリを選ぶ
2.レスポンシブ対応をしているアプリを選ぶ
3.他のアプリとの外部連携ができるアプリを選ぶ
日々の業務管理アプリを見直して、仕事をもっとエンジョイしましょう。