GoogleカレンダーやGmailと連携できるツールに、Google ToDo リストというタスク管理ツールがあります。
これは、日頃のやらなければならないことを分かりやすく整理し、しかも、やることを完了したらリストから消えて、必要でやらなければならないタスクがいつも、一目で分かる。優れたアプリです。
このアプリを使うことで日頃の仕事や生活がスムーズに行うことが出来るようになります。
この Google ToDo リストがどのようなものなのか、メリットとデメリット、使い方をご紹介します。
Google ToDo リスト のメリット
Google ToDo リスト を使う上でのメリットを3つご紹介します。
機能がシンプル
機能がシンプルで感覚的に使えます。
最小限必要な機能を持っていて、簡単にタスク管理を行いたいときに助かります。
しかも、タスクの細分化もできるため、詳細にタスクを作ることが可能なのです。
Googleサービスとの連携
GoogleカレンダーやGmailと連携することでカレンダーとタスクを一緒に確認ができ、通知も届きます。
そして、返信しないとならないメールもタスクに入れ込むことが出来るのです。
ドラック＆ドロップでの操作が簡単である
入力やタスクの移動などが簡単に出来るようになっています。
タスクもドラッグで移動できるのです。
Google ToDo リスト のデメリット
デメリットもあります。
メリットとデメリットがわかった上でどのような使い方がいいのかが分かってきます。
共有できない
他のメンバーとの共有が出来ません。
社内で使ったり、チームでのタスク管理は難しいため、個人的なタスク管理を行うのに向いています。
終了時間の指定が出来ない
タスクの開始日時は指定できるのですが、締切、または終了日時を指定することが
できないため、どうしても必要な場合はGoogleカレンダーで設定することをお勧めします。
検索が出来ない
過去に行ったタスクの検索が出来ないので、Googleカレンダーの連携があれば、Googleカレンダーでの検索が出来ます。
Google ToDOリストはこのようなメリットとデメリットを持っていますが、
スマホで使える上にGoogleカレンダーと一緒に使えるのはかなり利便性があります。
手元で使える簡易的なタスク管理として適したツールだと言えます。
Google ToDo リストの基本的な活用方法
実際にGoogle ToDo リストの基本的な使い方をご紹介します。
機能はごくシンプルで分かりやすいです。
さらに、パソコンとスマホで同期で使える手軽さがあります。
基本機能の使い方を解説します。
パソコン版
まずはパソコンでのGoogle ToDo リストの使い方を解説します。
Google カレンダー・Google ドライブ・Gmail・Google ドキュメント・Google スプレッドシート・Google スライドのサイドバーに上記のような赤丸のアイコンをクリックするだけです。
Google ToDo リストが開かれ、タスクを追加できます。
そのまま、「タスクを追加」をクリックです
上記の赤枠のようにタイトル・詳細・日時が入力できるようになります。
日時がカレンダーが表示され、入力が簡単ですよ。
または、「マイタスク」をクリックすると別に新しいタスクのリストも作れます。
仕事とプライベートを分けて作ることも出来るのです。
スマホ版
Google ToDo リスト は、 iPhone / Android のスマートフォン・タブレットからも利用できます。ここでは、基本的な使い方を解説します。
まずはApp Store や Google Play からダウンロードしましょう。
下のプラスマークをクリックするとタスクを作成できます。
新しいタスクの入力画面が表れます。タスクのタイトルと詳細、日時を入力できます。
パソコンと同じように「新しいリスト」をクリックするとタスクリストを新たに作成できます。
このように使い方はいたってシンプルです。
他サービスとの連携方法
Google ToDo リストのメリットの一つはGoogleサービスのカレンダーとGmailと連携している面です。
まずはGoogleアカウントの取得によって、ほかのGoogleサービスと連携が出来るようになっています。
ぜひ、Googleアカウントを取得してご利用することをお勧めします。
GoogleカレンダーとGoogle ToDo リストの同期設定
タスクの日時を入力します。
カレンダーが表示され、クリックするだけで入力しやすいです。
タスクの日時が自動にGoogleカレンダーに表示されます。
タスクの開始日時がカレンダーに自動で表示されるのはありがたいですね。
タスクを入力することで同時に予定も組むことが出来ます。
GmailとGoogle ToDo リストの連携
今度はGmailとGoogle ToDo リストの連携です。
返信しないとならないメールを忘れることで
そのあと、気まずい思いをしたことが誰しもあると思います。
これを今後、防ぐことが出来ます。
返信が必要なメールをドロップでタスクに入れます。
タスクに「ドロップして新しいタスクを作成」と表示されます。
メールごとタスクを作成出来ます。
これで大事なメールを忘れることを防げます。
パソコンのブラウザでGoogle ToDo リストを単体で活用する
一般的にパソコンで利用するとgoogleカレンダーなどのサイドバーで利用するしかできません。以前は単体での利用が可能だったのですが、今はChrome拡張にFull Screen for Google Tasksという拡張機能からの利用になります。
Chromeに追加をすると利用できます。
上記の画面のように表示されます。
単体の方が見やすい方は是非、拡張機能で利用をお勧めします。
同期ができないときに確認しておきたいポイント
Google ToDo リストにタスクを入れてもgoogleカレンダーに反映されず、戸惑うときがあります。
そのようなときは慌てずに確認をしてほしいポイントがあります。
左下に「マイカレンダー」という欄があります。
写真のようにToDoリストのチェックが入っていないとGoogle ToDo リストのタスクが表示されませんのでご注意ください。
Google ToDo リストのオススメの活用方法
シンプルな機能のgoogleですが、使い方を工夫すると更に使いやすくなります。
おすすめはサブタスクを使うと更に手放せなくなります。
タイトルの横の丸枠をクリックすると「サブタスクを追加」が表示されます。
タスクの中を細分化してタスクを作成することが出来るのです。
例えば会議の準備でメンバーへの連絡、資料の作成、会議室の手配などがあります。
資料の作成もデータ収集や情報収集などのタスクが発生します。
タスクを細分化することで立ち止まって、何を行うべきかを考える必要が有りません。
タスクを作るときに一度の時間で何を行うべきかを整理できるのです。
日時も割り振っていると大きな仕事も一人でしっかりとやり遂げることも可能になります。
また、タスクリストも同時に使うことで今やらなければならない多くの仕事を把握できます。
今から何を行うべきか今まで何を行ったかがひと目で分かり
業務もスムーズに行えます。
（ iPhone / Android のスマートフォン・タブレットからはサブタイトルの日時の入力ができません。パソコンから入力が可能です。）
まとめ
Google ToDo リストの使い方をご紹介しました。
他にもタスク管理ツールがあります。
ほかのタスク管理ツールはいろんな機能があり、かえって使いづらいこともあると思います。
Google ToDo リストは一般的によく使われているgoogleサービスと連携が出来るうえ、
使い方がシンプルで必要最低限の機能があります。
まさに簡単に手元で使えるアプリです。
まずはGoogle ToDo リストを使いながら、自分にあった機能がどのような機能が必要なの分かってくると思います。
やらなければならないことをリストにまとめて、具体的に何をするべきを整理することで
仕事や生活がスムーズに行えるようになります。
より良いタスク管理をお勧めします。
おばあちゃんのIT知恵袋では、シニア層がアプリを活用して快適な暮らしを手に入れるためのコンテンツを日々作成しています。
このメディアについて詳しく知りたい方はこちらもご確認ください。
合わせて読みたい記事はこちら。