繁忙期でもないのに、どうしても業務を終わらせることが出来ず、残業が多いと感じる瞬間ありませんか？
「定時で帰りたいのになかなか仕事が終わらない」
「社内全体の作業効率が悪い」
「情報共有が大変！」
と、日々ストレスを抱えている方もいらっしゃるのではないでしょうか？
積もり積もると大きなストレスになってしまいますよね。
実は、ちょっとした工夫で、業務過多を改善し、定時で帰ることが出来るんです！
ストレスフリーな生活を手に入れるためにも、今回は業務過多の原因、解決策、そして予防策をご紹介いたします
業務過多の原因
下記のグラフのように「働き方改革」において、労働時間の短縮が進んできています。
しかし、サービス残業が当たり前という事業所もあり、簡単に転職できないために業務過多の業務を毎日のようにせざるを得ない現状もあります。
業務過多の原因について、考えてみましょう。
作業効率が悪い
作業効率が悪いポイントは作業に慣れてしまうと分かりづらくなります。そして、長年の作業の方法が業務過多の原因になっていることがあります。
例えば、
・部署ごとで異なるデータを活用している
・報告書のフォーマットが異なる
・情報をまとめた紙を紛失してしまう
などの原因があります。
これらの原因を見ていきましょう
部署ごとで異なるデータやフォーマットを活用している
部署や人同士で異なるデータを活用しているために無駄な作業を毎回行っているケースが結構あります。無駄な作業を行わないために適した共通のデータやツールを活用することで業務過多を軽減できます。
報告書のフォーマットが異なる
報告書のフォーマットが異なることで内容がバラバラの報告書になってしまいます。報告書をまとめたり、管理することに手間が発生してしまいます。そして、同じような内容のデータであるにも関わらず、データの形式や書類の形式が違うために非効率な業務が発生します。
紙に情報をまとめており、紛失してしまう
紙に印刷したり、紙を保管するのも業務の一つです。なるべく、ペーパーレスで業務を行うことで紙の管理やコピーの業務がなくなります。これだけで作業の効率が違ってきます。
役割分担の問題
役割分担の問題はどこの会社でも起きています。よく起きているポイントを三つご紹介いたします。この点が改善されるだけでも業務過多改善に大きく前進できます。
業務の内容が偏った役割分担
役割分担の中であまりに業務過多の役割と業務が少ない役割の差が大きすぎることも結構多いケースです。職場内で声を掛け合って、役割分担を見直すことで業務過多の解消に繋がります。
できる人に仕事が集中する
どこの会社でもよくあるのですが、できる人に仕事が集中する。実は、本人にとっては、苦になっていることも多く、折角の優秀な人材が職場を辞める原因にもなります。
適正でない役割分担
適材適所でないため、業務の負担が職場全体に影響を及ぼし、業務過多の原因になります。人それぞれの適材適所に合う役割分担が必要です。
人間関係の問題
職場の人間関係は難しい面がありますが、極端に悪すぎると業務に支障をきたします。
業務過多の原因となるポイントを２つご紹介いたします。
業務を断れない
断れないと業務がはかどらない原因になります。そして、いつも断れないため、その人に業務が集中してしまいます。断る勇気も必要です
職場の協力関係
自分の業務に追われて、周りが見えなくなっていることや誰か一人に業務が集中している職場になっていることはありませんか？職場全体で協力ができる環境が必要です。
声を掛け合うことで、職場の業務過多も解消します。
人手不足
人海戦術で業務を行うことで人手不足になってしまいます。業務をシステムや自動化をすることで人手不足を解消することもできます。まずは負担が大きい業務を見極め、業務の効率化やシステムや自動化も検討することで人手不足の解消に繋がります。
業務過多の解決策
業務過多の原因はその他にも多くあります。よくある原因をご紹介いたしましたが、今度はすぐにでもできる業務過多の解決策を4つのポイントでご紹介いたします。
作業効率を上げる
今行っている作業の中で変えることで業務効率に繋がります。
下記の点を確認することだけでも、業務過多を軽減できます。
- 部内の認識合わせをするために顧客情報などの重要なデータを社内で統合する
- 大事な業務の共通のフォーマットの準備。
- ペーパーレスで業務効率化ができないか？
- 負担が大きい業務を明確にし、システム化や自動化することを検討する
- 業務のマニュアルがないため、バラバラの業務になっていないか？
役割分担の見直し
人によって能力は多種多様です。適材適所を見極めて、業務の役割分担を行ってください。きっと、業務過多がうまく解消されます。
上司に相談する
なるべく、多くの業務に携わることも必要です。オーバーワークにならないようにすることも必要です。オーバーワークや難しい業務で迷惑を掛ける前に相談をすることも大事な業務です。
そして、職場の業務過多の解消は上司も同じように悩んでいる問題のはずです。気がついた点を相談することで少しでも職場の業務過多が解消されることで信頼も生まれます。
得意な業務を身につける
業務の中で得意分野を開拓することです。そして、得意分野を周りにアピールすることで信頼と得意分野の業務に多く取り組む機会が増え、苦手分野の業務がなくなります。
業務過多の予防策
業務過多はどこの事業所でも起きる問題です。一番の理由は人手不足だと言います。募集しても人材が集まらないなど、簡単に解決できない問題です。IT導入でこれらの問題を解決している事例も多くあります。
システムに働かせる
業務をルーティン化することで自動化できます。業務過多になる多くの原因は業務をシステム化せずに手間隙かかる業務を毎日のように行うことで起きていることです。
業務のマニュアルもなく、個人が好きなように業務を行っていることはないでしょうか？
マニュアル化することでルーティン化できます。単純作業は自動化することで改善されるのです。
システムで多くの業務が改善されています。例えば、下記のような事例が改善されてきています。
- 作業指示書の作業を行う住所の地図の発行
- セミナーへ申し込みのあった顧客情報の登録業務
- 物流センターの多くの顧客に対する毎日の配車作業
単純でありながら、ミスが許されない業務を自動化することもできます。
負荷の多い業務を明確にして、システムに任せることができないでしょうか？
業務過多になる前に見直してみてください。
補助事業で業務改善
IT導入に伴う補助事業もあります。業務過多になる前にIT導入によって予防することをお勧めします。
| IT導入補助金 | |
| 対象者 | 業種によって、資本金・従業員数の条件似合う中小企業・小規模事業者等 |
| 条件 | 交付申請後、認定を受ける |
| 内容 | IT導入補助金の申請枠は、 通常枠のA、B類型と 低感染リスク型ビジネス枠のC、D類型の合計4つのパターンがあります。 （A・B）生産性の向上に役立つITツールの導入経費の一部を補助します。 （C・D）遠隔地から業務を行うテレワークの環境整や業務形態の非対面化 のためのツール |
| 補助率 | 30～450万円以下 |
| 補助限度額 | 1/2 |
| お問合せ | IT導入支援事業事務局 URL：https://www.it-hojo.jp/ サービス等生産性向上IT導入支援事業 コールセンター 電話：0570-666-424 |
気分転換も大事
業務過多になると、どうしても集中できなくなります。
ましてや、長時間の業務となると余計に負担が大きくなります。
ここはひとつ、時間を決めてリフレッシュすることをお勧めします。
集中力がなくなることで更なる業務過多になることも多くあります。
忙しい時ほど定期的な気分転換をお勧めします。
まとめ
人手に余裕がある職場はほぼありません。どこも簡単に業務過多になる恐れがあります。
業務の効率化やシステム化、適材適所、チームワークといったもので業務過多の問題を解消することもできます。おまけにIT導入の自動化で補助事業を利用できる機会です。
職場全体で職場環境を改善し、業務過多の問題を改善しましょう。