コロナ禍のためにIT化導入が進み、ペーパーレスに多くの事業が取り組んでいます。しっかりと取り組むことでコスト面や業務効率に大きく貢献します。まずはペーパーレスの必要性とメリット・デメリット、そして、どのように導入するのが望ましいのかを理解して取り組むことです。ペーパーレスについてご紹介いたします。
ペーパーレス の必要性
ペーパーレスの取組みによる業務の効率化とコスト削減は大きな効果が期待できます。事業の競争力にも影響を及ぼします。そのため、国もペーパーレスを推進し、電子帳簿保存法やe-文書法（電子文書法）など、法整備が進んでいます。そして、SDGsによる環境への配慮から考えてもペーパーレスは今後、必要とされます。
ペーパーレス のメリット
ペーパーレスによるメリットはどのようなものがあるのでしょうか？
作業の効率化、コスト削減など多くのメリットがあります。
主なメリットを挙げると次のようなものになります。
・印刷作業の解消。
・管理や保管がしやすい。
・簡単に必要な書類を見つけられる。
・同じ書類を同時に複数人で作業ができる。
・保管スペースが不必要。
・通信費、印刷費、のコスト削減。
・劣化することなく、しかも書類の更新が簡単。
・閲覧や送信の作業が効率的にできる
ペーパーレス のデメリット
ペーパーレスによるデメリットも当然あります。
デメリットも理解した上で導入を進めることが大事です。
主なデメリットをご紹介します
ITリテラシーの向上が必要
スタッフのスキルが必要とされます。アプリやパソコンの操作が多くなるため、スキルが身に付けられないと却って、業務に支障が生じる可能性があります。
視認性
モニターで見ると紙面に比べて、視認性が欠ける点があります。細かな書類や大きな図面などは紙面で確認したほうが効率が良い場合があります。
モニターでも視認性が落ちない書類の形式が必要とされます。
導入コスト
ペーパーレスに伴うアプリや機器などの導入コストが必要とされます。
その他、書類の保存のためのサーバーや書類を電子化するためのコストも必要になります。
ペーパーレス の導入方法
ペーパーレスのメリットとデメリットを理解した上でどのような導入方法が必要なのでしょうか？
①周知の理解と体制つくり
まず最初にペーパーレスのメリットと必要性を社内全体で周知する事が必要です。その上でどのようにペーパーレスを導入していくのか、説明会やスタッフのスキルアップなどの
準備のために経営層がリードしながら体制を作っていくことが望ましいです。
②段階的導入
ペーパーレスの導入は新たなスキルを必要とし、業務内容も変わるために少しづつ業務に支障が生じないように導入していくことが大事です。その段階の中でペーパーレスのメリットにスタッフが気づくとよりよい状態で導入が進みます。
③デバイスやシステムの導入
デバイスやシステムの導入が必要となってきます。どのようなデバイスやシステムが必要なのかをよく検討する必要があります。また、コストが高いときは国や地方が推進する補助事業などもあるため、問い合わせ先に相談することでより良い方向で導入することも出来ます。
まずはよく検討し、調べることでコストを抑えて、必要なツールを導入できます。
まとめ
コロナ禍の中、リモートワークや業務の効率化が必要とされてきています。昨今、多くの事業がペーパーレスに取り組み、「脱ハンコ」などが推進されてきています。国も推進しているためIT化導入の補助事業もあります。業績アップのために是非、ご検討ください。