私たちは日常の様々なシーンで、情報を記録します。
しかし、記録したい時にメモ帳をうっかり家に忘れてしまったり、ケータイにメモしたはずなのにどこに記録したかを忘れてしまうこともあるのではないでしょうか？
また、以下のような
「テキストや画像データをまとめて管理したい」
「記録した情報を探す手間を省きたい」
「難しいアプリは使いたくない」
という悩みも多いと思います。
そこで、今回はEvernoteというサービスについて解説していきます。
多機能のツールのため、まずは初心者の方に「これだけ使えれば大丈夫！」という機能としてノートブック機能に焦点を絞って説明しますね。
Evernoteとは？
Evernoteとは、名称の一部にもあるとおり「ノート」のように情報を整理できるクラウドサービスです。アメリカで開発されたサービスですが、日本語にも対応しています。
有料の月額プランがありますが、無料版でも十分使えます。
テキストデータだけではなく、PDFや画像データ、音声データも保存することができます。
さらにEvernote内で他の人と共有することもできるため、データ共有が簡単になります。
また、端末を登録すればパソコンだけではなく、スマートフォンからもデータを同期することもできます。
類似サービスとしては、マイクロソフト社のOneNoteやGoogle社のGoogle Keepなどが挙げられます。
Evernoteのノートブックとは？
ノートブックとは、Evernoteで使用できる機能の一部のことです。
イメージで示すと、紙媒体ではルーズリーフ型のノートです。パソコン上だと、ファイルがノート、フォルダがノートブックのようなイメージになります。
前の見出しでも少し紹介した通り、ノートに近い感覚で文章やメモをまとめたり、画像やファイルなどを保存することができます。
その他にも便利な機能がありますが、機能が多く、全てを紹介することはかなり長くなってしまうこともあり、今回はその中の一部をお伝えしていきます。
Evernoteのノートブック活用方法
覚えておくと便利なPDFの貼り付け方と、共有機能について紹介してきます。
ノートブックには、テキストだけではなく、画像やPDFなどのデータも入れることができます。
また、作成したノートやノートブックはEvernote内で他の人と共有することができます。
職場で使用する際は、マニュアルやToDoリストなどを共有しておくことをオススメします。
そうすることで、自身が不在の場合でも他の人に対応を任せることができ、今より仕事が楽に進めることができます。
PDFの貼り付け方
貼り付けしたいノートを開きます。
ノート内左上に+ボタンがあるのでクリックします。
そこで、「添付ファイル」をクリックして開きます。
後は、貼り付けしたいPDFを選択し、開くだけです。
完了すればノートで確認することができます。複数ページの場合はデータ下部の矢印をクリックすれば、他のページも確認が可能です。
共有機能を活用
共有機能を活用すればノートやノートブックを他の人と共有することができます。
右上の共有ボタンをクリックすると、設定画面が表示されるので共有したい相手のメールアドレスを入力して招待します。
相手によって閲覧のみ、編集可、編集と追加で招待できる権限の設定が可能です。
相手がEvernoteのアカウントを持っている場合は招待後、「他のユーザから共有」から確認できます。
持っていない場合でも共有リンクを設定することによって閲覧することができます。
活用事例の紹介(シーン別)
Evernoteのノートブックの活用方法について解説しましたが、実際の活用事例が分からないと使うイメージがわかないですよね。
個人で利用する場合と組織で利用する場合の2つのシーンに分けていくつか事例を共有いたします。
個人で利用する場合
例えば、こちらのような
- マニュアル管理
- 講義ノート作成
- 買い物リストを作る
といった、活用方法があります。順番に解説いたしますね。
マニュアル管理
副業している人は、受発注者両方とも活用できます。
受注側は先方から受け取ったマニュアルやデータをノートブックにまとめておけば、案件毎に整理することができます。
発注側は受注側にマニュアルをEvernoteで共有することによって毎回先方に送付する手間や時間が省けます。
講義ノート作成
学生であれば受講した講義ノートとして活用できます。
友人同士で共有すれば、内容の不足情報を補うことができるだけではなく、交流を深めるきっかけになります。
社会人であれば自己投資のため受講した講座ノートをまとめることができます。
受講後にノートを整理していくことで受講内容をさらに理解でき、モチベーションアップにつながります。
買い物リストを作る
買い物チェックリストを作ることができます。
日々の買い物で買い忘れた商品が出たり、ショッピングサイトを見て買おうか検討していたがどの商品か忘れてしまったりという経験があるのではないでしょうか？
思い付いた時に入力しておけば、そういった煩わしさから解放されますのでおすすめです。
組織で利用する場合
団体で活用する際は以下のようなシーンが考えられます。
- プロジェクト管理
- 議事録作成
- 歓送迎会の幹事用チェックリスト
プロジェクト管理
Evernoteは組織全体で使用すれば、プロジェクト毎にデータ管理をすることができるため、データの保存場所が分かりやすくなります。
その他にも、個人の場合と同様でマニュアルを共有することで自身が不在の場合でも仕事などを円滑に進めることができます。
プロジェクト管理を単体で管理したいという方には、Jootoというプロジェクト管理ツールもオススメです。
こちらの記事で活用方法について解説していますので、興味がある方はご覧ください。
幅広い業務管理アプリが知りたいという方は、こちらをご確認ください。
議事録作成
職場での打ち合わせに議事録は付き物です。
複数人のやり取りを聞きながら必要な部分だけを記録する作業はとても労力が必要です。
Evernoteの機能には音声録音機能があります。
その場で記録出来ていなかった部分を後で追記したり、聞き間違いしていた内容を修正することができます。
歓送迎会の幹事用チェックリスト
会社では四半期に1回くらいの頻度で歓送迎会などのイベントがある企業が多くあります。
開催規模の差はありますが、幹事になる方は店の手配や参加人数の把握、日程調整など多岐に渡ります。
漏れが無いかをリスト化しておけば現在の進捗も確認できて、幹事の方も安心です。
まとめ
今回はEvernoteのノートブックの使い方を解説いたしました。
人の記憶は曖昧なため、ビジネス・プライベート双方において、メモとして記録に残すことはとても重要です。
ノートブックの機能を使いこなして、アプリ上でメモを取る習慣をつけることができれば、日々の時短になるだけでなく、思わぬアイディアに出会うことができるかもしれません。
気になる方は、Evernoteのノートブックをぜひご活用ください。