Jootoは「カンバン方式」というタスク管理の手法をつかったアプリケーションです。
プロジェクト管理のアプリは幅広い業界の仕事に対応するため、多機能になっています。
今までプロジェクト管理ツールを活用していた方の中には、多機能を使いこなせず、プロジェクト管理ツールを活用できているかを管理するコストが上がってしまい、結果的にツールを活用しなくなってしまったという方も多いと思います。
そのため、今回は多機能だけど使いやすいプロジェクト管理ツールJootoについて解説します。
この記事の対象となるのは以下の方になります。
「プロジェクト管理アプリについて知りたい方」
「多機能プロジェクト管理Jootoに興味のある方」
「簡単に多機能プロジェクト管理Jootoを使ってみたい方」
是非、最後までお付き合いください。
多機能プロジェクト管理jootoのアカウント登録
①アカウント作成
まず最初にアカウントを作成します。
Jootoの公式ページにアクセスをすると下記が表示されます。
右上の赤丸をクリックしてください。
画面に必要事項を入力します。
ディスプレイ名は管理者が分かる名前が良いかと思います。
特に分かりやすい名前であれば大丈夫です。
その他の必要事項を入力し、アカウント作成が完了となります。
メールアドレスとパスワードは保管してください。
ログイン時、必要となります。
記入したメールアドレスにメールが届きます。
メールアドレスの確認です。
真ん中の「Emaiを承認」をクリックすると、これで登録完了です。
②ログイン
最初の公式ページから、先ほどのメールアドレスとパスワードを入力します。
すると、ログインが出来ます。
多機能プロジェクト管理jootoのボードを使いこなす
③プロジェクト作成
ログイン後にアカウントページのプロジェクトにすでに「サンプルプロジェクト」が準備されています。
サンプルプロジェクトをクリックしてください。
④ボード
初期状態では、タスクリストがTo doリスト、進行中、完了のリストに分かれています。
上記の3つ内容が業務内容に合うように設定をすることで、社内のタスク管理として業務に活かせるようになっています。
リスト名の変更はもちろん可能です。
リスト名を進捗状況、または担当者名、他に取引先別、カテゴリー別などの管理したい項目に変更して活用しましょう。
そして、簡単にリストをドロップ&ドラックで移動ができます。
タスクを作り、名前の変更ができたら、最後にラベルで優先順位を付けます。
この3つの組み合わせで業務の進捗管理を行います。
会社や業種によって、使い方は自由です。
この部分を使いこなすことが最初の一歩です。
⑤ガントチャート
ボードの上にガントチャートと書かれた下記の画面の赤丸をクリックしてください。
すると、以下のような画面が出てきます。
ガントチャートはスケジュールをより見やすくなったものです。
タスクに期日と担当を入力することでガントチャートが表示されます。
ボードのタスクを基にしてタスクに期日と担当者を入力するとスケジュール表に表示されます。
各タスクがいつ行われるのか全体的に把握でき、リストごとに色も分けられるので非常に見やすいガントチャートが作成できます。
ガントチャート登録の流れ
上記の赤丸のタスク名をクリックしてください。
入力をすると先ほどのスケジュール表に表示されます。
タスクの進捗が一目で分かるため、慣れてくると非常に便利です。
作成が完了すると、上記の図のように左から順番に、画面に作成したプロジェクト名、詳細タスク、ガントチャートを見ることができます。
応用編
⑥フィルタ
タスクに対してリスト別にボードに表示されます。そのほか、担当者やラベルごとにタスクの表示が必要な時はフィルターという機能があります。
ボード、ガントチャート、ファイルでその機能が使用できます。
⑦コミュニケーション
各タスクにコメント欄があり、各タスクに対してのコミュニケーションが出来るようになっています。
⑧通知機能
担当者の変更や期日の変更などの通知の設定が出来ます。
⑨他サービスとの連携
下記のサービスとの連携が可能です。
・Googleカレンダー(スケジュール管理サービス)
・Slack/Chatwork(コミュニケーションサービス)
⑩データ共有
各タスクに対するファイルもJooto上で共有できるようになっています。
まとめ
業務を管理のポイントはいつ、誰が、何を、どのようにやるかを具体的にすることです。
上記の4つを効率的に管理するために、ボート、ガントチャートがあります。
様々な機能がありますが、まずはこの2つから活用し、慣らしていきましょう。
アプリの活用レベルを高めてストレスフリーなお仕事を。