多くの事業所では顧客ごとにそれぞれの営業担当者が商談や請求書の作成・商品調達・アフターサポート窓口まで行います。
そのため、担当者が不在時は顧客からの問い合わせに対応できずに商機を失うこともあり、そして、クレームにもなります。
また、特定の営業担当者に負担が偏ったり、業務のアンバランスになる場合もあります。
このような問題に対して、
・情報共有をどのようにするべきなのだろうか？
・外回りが多く社員のコミュニケーションが希薄になる
・営業ノウハウが営業マンで異なり、会社の資産にならない
こういった現状を解決し、効果的に営業活動を推進する事も可能です。
営業ツールのメリットデメリット、種類をご紹介いたします。
営業ツールとは
営業ツールは、営業活動に関わる業務プロセスを効率化し、
より営業力を強化するツールです。
・新規顧客の見込み客を獲得するまでのマーケティング活動
・商談内容をチーム内で共有することができる。
業務プロセスや場面に応じて様々な機能を使い分けをすることで、
最も効果的に活用することができます。
今までの営業管理の実態
多くの会社の営業管理は50％ほどがExcelを使って営業管理を行っています。
営業管理の内訳は目標管理70％、営業報告55％、進捗管理50％といったものになっています。
ここでExcelを使った営業管理は36％の方が共有して使いづらいことをあげています。そして、25％がデータ分析がしにくい、24％が入力方法が統一されていないというデータがあります。
どうしても、二次加工が必要になったり、同じ内容の入力を各報告書や管理シートにしなければならないなどの手間が発生します。
そして、社内での共有も簡単ではない状況が生まれます。
営業ツールを利用することでこれらの問題を解決することができ、担当者任せの営業から社内で対応できる営業に変えることができます。
営業ツールのメリット
今後の営業ツールを利用することでどのようなメリットがあるのか？
営業ツールで営業はどのような点で改善されるのか？
大きく3つのポイントに絞って、ご紹介します。
営業の効率化
営業活動に必要な情報を整理、管理、分析をすることができます。そして、商談のための準備などのサポートを行います。
また、営業マンの弱点を補うこともできるので、効率よく作業を行い、本来の顧客へのヒアリングや課題の発掘といった重点的に行う必要のある営業活動に集中した業務が可能です。
営業の共有化
情報共有のための事務作業がかえって、営業活動の支障になることもあります。
しかし、情報共有は必要です。そのために、営業ツールを使うことで、営業先より進捗報告を行うことができるようになり、決裁や必要な案件も、上司にお伺いを立てることが迅速にできます。このことによって、大きな業務効率化につながり、顧客からの信頼を得ることも出来ます。更に顧客ごとの情報が多く蓄積され、情報共有されるのです。
担当者以外でも顧客対応が可能になる
営業担当者にしか、顧客情報が分からず、他の方では対応が出来ずに結果、顧客に迷惑をかけてしまうことはなかったでしょうか？今まで、営業担当者に蓄積されていた顧客の情報が営業ツールによって、社内全体で蓄積されるため、誰でも対応することが出来るのです。
営業ツールのデメリット
営業ツールのデメリットもあります。導入の際の注意点があります。
メリットとデメリットを分かったうえでより効果的な導入が出来ます。
コストの発生
営業ツールの導入にはコストが発生します。初期費用が高く、ランニングコストが低いものと初期費用が低く、ランニングコストが高いものがあります。
また、高機能になればなるほど、コストが高くなるものもあります。
必要な機能やツールの特徴を検討し、導入をすることで無駄なコストを抑えられます。
入力作業の発生
導入時、顧客データやこれまでの各種情報などの入力作業が発生します。そして、操作を覚えるまでの導入の時間も必要です。しかし、営業ツールを効率的に運用することでこのようなコストを補うことができます。
営業ツールの種類
営業ツールも大まかに下記の図のように3種類に分かれます。
・見込み客へのプロモーション
→ MA（マーケティングオートメーション）
・営業活動のサポートや管理
→ SFA（セールスフォースオートメーション）
・顧客の管理・リピート化
→ CRM（カスタマーリレーションシップマネージメント）
このように営業ツールと言っても、全く違う機能を持った3種類のツールがあります。
それでは、一つ一つ見ていきましょう。
MA
MAはMarketing Automationの略で「マーケティング自動化ツール」ともいいます。
顧客の獲得、また、リードを育成する際に必要なマーケティング業務を自動化し、業務効率を高める営業ツールです。新規顧客の獲得や見込み客の育成に課題があるときはツールの検討をお勧めします。
MAの主な機能は、
・リードの管理機能
・ステータス、履歴を可視化するスコアリング機能
・キャンペーン管理機能、メールマーケティング機能
・ランディングページやフォームの作成支援機能
・その他、SEO対策などをサポートする機能など、
マーケティング業務をサポートするさまざまな機能が備わっています。
SFA
SFAは「Sales Force Automation」の略で「営業支援システム」ともいいます。
既存顧客や見込み顧客に対する営業プロセスの一部を自動化したり、営業活動の情報やデータを効率的に管理することで、業務効率化やプロセスの可視化を戦略的に行える営業支援ツールを指します。
担当者任せの営業や社内での情報共有、業務の負担が大きいために営業活動に支障があるなどの課題があるときはツールの検討をお勧めします。
SFAの主な機能は、
・顧客情報を適切に管理する顧客管理
・案件や商談などの顧客とのやり取りなどの情報の記録と可視化できる案件の管理
・営業活動のスケジュール、日誌、売上予測などの活動管理
・集計・分析レポートなど
・業務効率化や労働生産性を高める有効なツールです。
CRM
CRMは「Customer Relationship Management」の略で「顧客管理システム」ともいいます。
顧客の氏名や住所、年齢などの基本的な情報だけでなく、購入・アプローチ・問合せなどの重要な顧客情報を集約して、個々の顧客に対して適切なアプローチを行い、顧客との良好な関係を構築し維持・促進することができるツールです。
顧客管理が基本情報がメインでその他の情報を得るのに手間がかかり、重要な情報を管理ができていないなどの課題があるときはツールの検討をお勧めします。
CRMの主な機能は、
・顧客の基本情報だけではなく、メールのやりとり、購入、などの情報を管理します。
・顧客管理に基づいて、どのようにアプローチをしていくのか分析などのマーケテイングを管理することで的確な判断ができます。
・プロモーションなどのセミナーやイベント・メルマガ・DM・クーポンなどを必要な顧客に送信することが出来ます。顧客との関係を良好な関係に維持するためのツールです。
失敗しない5つのポイント！営業ツールの選び方
営業ツールの導入は失敗がないようにしたいものです。せっかく導入したのに、効率アップに繋がらないことがないようにどのようなポイントを抑えるべきなのでしょうか？
効率化したい営業課題
営業ツールを選ぶときにいちばん大事なのは、
事業の中で何が課題になっているのかを明確にする必要があります。
・リードの調査や書類作成などの時間を割いている。
・営業活動の記録やスケジュールの管理が共有されていない。
・顧客管理がバラバラで行われている。
このような課題の中で何を最初に解決すべきなのかを判断することです。
それによって、必要な機能のツールがどのようなものであると営業ツールが業績アップのためにつながってくるのかが見えてきます。
実績
評判が良いツールでも自社の業種や求める機能とマッチしないこともあり得ます。
自社の業種でどのように実績を積んでいるのかが分かると効果的な導入が可能になります。
機能と使いやすさ
営業のスタッフが業務に支障なく使えるためには、機能と使いやすさを確認することも必要です。スマホで簡単に営業の記録ができるか、使うときに煩わしさがないか。そして、新しいデバイスでも問題なく使えるものなのか。確認することが大事です。
サポート体制
導入するときやその後のサポートはどのようなものなのかがツール選びの重要なポイントになります。導入時、使い方を覚えるまでは何かとトラブルが発生します。業務に支障なく導入するためにも、早い対応が必要です。
そして、デバイスやソフトのアップデートなどのサポート体制は大丈夫なのか、また、土日のサポートができるのかも合わせて確認しておきましょう。
導入コストとランニングコスト
やはり、一番気になる点は費用です。導入コストとランニングコストの全体的な費用と業務効率のために必要な機能やサポートとのバランスを検討しなければなりません。予算をどのくらいまでなら、出せるのかを決めてから、ツールの選択をする方が安心して選べます。
まとめ
営業担当者が本来の業務である、顧客と向き合い、話を聞くことのできる時間は毎日の業務の中でほんの少しの時間になっていないでしょうか？その中で業績を上げていかないとならないための無理なセールスによって、獲得できる顧客も逃げてしまうこともあります。顧客と向き合い、話を聞きながら、必要なサービスや対応を行うためにも営業ツールを活用することをおすすめします。